転職エージェント登録から転職エージェント面談までに準備すべきこと【転職理由・職務経歴書・自己PRの整理】

転職エージェント登録から転職エージェント面談までに準備すべきこと【転職理由・職務経歴書・自己PRの整理】の画像

こんにちは、転職マネージャーです!
転職エージェントの登録では、どんな作業をするかご存知でしょうか?

今回の記事では転職エージェントに登録する時、そして登録してから転職エージェントとの初めての面談までに必要となる作業や準備をご紹介しながら、その中で注意すべきことをお伝えしたいと思います。

なお、転職エージェントとの面談についての詳細(転職エージェント面談の服装、面談の場所、面談の流れ、面談の時間)や、求人応募の流れや要点については次の記事に詳しく書いていますので、気になる方は読んでみてください。

それでは、転職エージェント登録時の作業から見てみましょう。

転職エージェント登録方法(申込方法)と登録時にやること(職務経歴の整理、一次保存機能の活用)

いろいろな転職エージェントがありますが、ここでは転職エージェントの登録方法(申込方法)について業界最大手のリクルートエージェントを例に話を進めます。

転職エージェントに登録する時・申込む時に発生する作業は、転職エージェントの公式サイトにアクセスして、プロフィールや職務経歴、希望条件などの情報を、その登録ページ(申込みページ)のフォームに入力するといったものです。

転職エージェントによって多少の違いはありますが、具体的には次のような情報を転職エージェント登録時に入力します。

転職エージェント登録時に入力する情報
プロフィール
氏名、性別、生年月日、メールアドレス、電話番号、住所、最終学歴、保有資格、語学力などの情報
職務経歴
離職中・在籍中といった現在の勤務状況、経験社数、直近の勤務先企業名、勤務期間、雇用形態、職種、年収、職務内容などの情報
希望条件
希望勤務地、希望職種、転職希望時期などの情報

登録ページに入力するだけなので作業自体は簡単ですが、ちょっとだけ面倒なのが上の例で言うと職務経歴の入力です。

職務経歴の整理

職務経歴の入力が面倒に感じる理由は、思い出したり、振り返ったりといった頭の中の整理が必要となってくるからです。

面倒とは言っても、新卒入社から振り返って、いつ・どこの部署で・どのような業務をしてきたか、箇条書きレベルで仕事の棚卸しが出来ていれば問題ないのですが・・・。

私は会社名、事業内容、所属部署、所属期間、職務内容の項目で棚卸しをやってました。
この箇条書きしたものをテキストファイルやWordファイルに保存しておき、転職エージェント登録時にコピー&ペーストしてチョッと修正すれば、直ぐに登録作業が終わるはずです。

特に転職エージェントに複数登録する方は、データ保存を忘れないようにしてください。
スマートフォンを主に使う方は、メモ帳アプリに保存しておくと良いでしょう。

仕事の棚卸し(例)
会社名
ABC123化粧品株式会社
事業内容
化粧品、栄養補助食品の企画・開発・販売
所属部署
販売促進部
所属期間
2000年4月〜現在
職務内容
ブランドや商品の販売促進策の企画・立案・実行、販促物の企画・制作および管理、DMの企画・立案・実行、ブランド別Webサイトの構築・運用およびコンテンツ企画・制作

このように転職エージェント登録ページのフォームに入力する職務経歴は、実際の職務経歴書のようなかっちりしたものではなく、職務経歴書の簡略版ぐらいに認識していただければ結構です。

また、転職エージェント登録時に職務経歴書の提出を求める一部転職エージェントがありますが、職務経歴書の提出は「必須ではない」ところが殆どです。職務経歴書が出来上がっている人だけ登録すれば良いのです。チョッとわかりづらく、勘違いする方もいそうなので補足しました。

転職エージェントで職務経歴書が本当に必要になるタイミングは、初回面談の時になります。

実際の転職エージェント登録作業に、どの程度の時間が必要になるかも、あわせてお伝えします。

最近の大手転職エージェントの傾向として、登録ページのフォームで入力する情報量が以前と比べ減っています。少ない転職エージェントであれば、入力必須項目が10項目程度しかなく、職務経歴の入力もかなり省かれているので、入力時間は3分も掛かりません。

一般的な転職エージェントでも入力必須項目は20〜25項目程度で、前述した箇条書きレベルで仕事の棚卸しが出来ているという前提であれば、転職エージェント登録に要する時間は10分も掛からないでしょう。転職エージェント登録の時に初めて仕事の棚卸しをやる方でも、20分程度あれば入力できる量だと思います。

ちなみに、前述した「転職エージェント登録時に入力する情報」の例では項目数が20になりますので、フォームに入力する情報量の目安になるでしょう。

一次保存機能の活用

事前の準備なしで転職エージェントに登録したいという方向けに、転職エージェントの登録ページにある便利な仕組みをご紹介します。どんな仕組みかと言うと、一次保存機能です。

登録手続きを途中で止めても、時間を置いてから登録手続きを再開できるもので、まとまった時間が取れない、スキマ時間にちょこちょこ登録したいという方にとっては助かる仕組みですね。前述した箇条書きレベルで仕事の棚卸しが出来ていれば、転職エージェントの登録作業は直ぐに終わるので必要ない機能かもしれませんが。

大手転職エージェントの登録ページには、このような一次保存機能を備えている所が多くあります。例えばリクルートエージェントでは、一定の期間内であれば、リクルートエージェントが指定するページで登録メールアドレスを入力することで、前回入力情報を呼び出し、登録手続きが再開できるようになっています。

リクルートエージェントの登録方法(申込方法)

続いて、リクルートエージェントの登録方法(申込方法)をご紹介します。リクルートエージェントへの登録は、次の2つのステップで完了します。

リクルートエージェント登録(パソコン用ページ)リクルートエージェント登録(スマートフォン用ページ)

リクルートエージェント登録ページは、最初に「転職に期待することを入力」、次に「プロフィール情報の入力」の流れで進みます。

リクルートエージェント登録時の具体的な入力項目は、次の通りです。

登録時の入力項目や登録の流れは、ご利用環境(パソコン、スマートフォン)や時期等で異なることがありますので、お含みおきください。ご紹介するリクルートエージェントの入力項目はパソコン用のもので、スマートフォン用の入力項目はちょっとだけ少なくなります。

リクルートエージェント登録時に入力する情報(入力項目)
転職に期待することを入力
  1. 転職希望時期:必須項目
  2. 希望勤務地:必須項目
  3. 現在の職種:必須項目
  4. 現在の年収:必須項目
  5. メールアドレス:必須項目
  6. 転職情報メール(受信可否選択):任意項目
プロフィール情報の入力
  1. 氏名・漢字:必須項目
  2. 氏名・フリガナ:必須項目
  3. 性別:必須項目
  4. 生年月日:必須項目
  5. 住所・郵便番号:必須項目
  6. 住所・都道府県:必須項目
  7. 住所・市区郡以降:必須項目
  8. 電話番号:必須項目
  9. 最終学歴:必須項目
  10. 卒業校・学校名:必須項目
  11. 卒業校・学部学科系統:任意項目
  12. 卒業校・卒業年月:必須項目
  13. 経験社数:必須項目
  14. 現在の就労状況:必須項目
  15. 業種:必須項目
  16. 現在または直前の勤務先:必須項目
  17. 雇用形態:必須項目
  18. 在籍期間:必須項目
  19. 英語力・語学レベル:必須項目
  20. 英語力・TOEIC/TOEFL:任意項目
  21. 英語以外の言語:任意項目
  22. 海外赴任経験・主な赴任先:任意項目
  23. 語学力、資格、学歴等:任意項目
  24. 職務経歴:必須項目
  25. 伝えておきたいこと:任意項目
  26. 当サイトにアクセスしたきっかけ:必須項目

上記「リクルートエージェント登録時に入力する情報(入力項目)」の、入力必須項目の数は25です。登録にかかる時間は10〜20分程度見ておきましょう。以上の情報を入力したら、リクルートエージェントの登録作業は終わりです。

作業量を把握するためにも、リクルートエージェントの一次保存機能を利用して、試しに途中まで入力してみることをおすすめします。最後まで入力しなければ、リクルートエージェントに登録したことになりませんので、安心して試してみてください。

 

転職エージェント登録直後から面談までにやること(職務経歴書の作成、自己PRの整理、転職理由の整理)

転職エージェントに登録した後は、転職エージェントのキャリアアドバイザーと面談することになります。

転職エージェントに登録後、転職エージェントとの面談の日程調整に関するメールが送られてきますので、希望日を回答します。

ちなみにリクルートエージェントでは、土曜日曜も面談可能。また、面談方法も対面のみならず、電話での面談もできます。

私の場合、40代前半でリクルートエージェントを利用した時は選択の余地なく、リクルートエージェントからの指定で電話面談となりました。過去に利用経験がある人は、このような対応になることもあるようです。

殆どの転職エージェントは、この初回面談までに職務経歴書と履歴書(キャリアシート)を用意するように連絡してきますので、いわゆる応募書類が必要となるのがこのタイミングです。

とはいうものの転職活動が初めての方は、完成形である必要はありません。空欄があっても良いのです。

転職エージェントが面談を設定する目的は、求職者の転職理由や経歴、希望条件などの把握であり、企業との面接のように選考を目的とするものではありません。面談後、求職者を売れる人材に磨き上げることも、キャリアアドバイザーの仕事の一部です。

ですから、職務経歴書や履歴書(キャリアシート)を提出するものの、これら応募書類は面談でキャリアアドバイザーの助言をもらいながら加筆修正できますし、面談後もメールや電話のやり取りで応募書類への助言はもらえるので、安心してください。

既に転職経験がある方は、準備万端で転職エージェントとの面談に臨む方が無難です。経験者なのですから応募書類の準備ができていないと、いい加減な人、学習しない人と思われてしまう恐れがあります。

準備万端はチョッと言い過ぎかもしれませんが、転職経験がある方は以前使用した応募書類をたたき台にして、完成形に近いものを提出するようにしましょう。

それでは、応募書類の中でも、作成のハードルが高いと言われる職務経歴書について見てみましょう。

職務経歴書の作成

履歴書は新卒採用時に誰もが作成経験があるものですし、事実を入力するだけのものなので、履歴書作成が難しいという話はあまり聞いたことがありません。

一方、職務経歴書は転職活動を始めることで初めて作る書類になりますし、フォーマットも自由であるがゆえ個人で差がつく書類であるため、作成にあたって不安を覚える方がいます。

リクルートエージェントでは、このような方が安心・簡単に職務経歴書が作成できるツール「レジュメnavi」というものを用意しています。WindowsかMacのパソコンで「レジュメnavi」にアクセスし、画面に従って経歴を入力すれば、Wordファイルの職務経歴書ができ上がるものです。私が転職活動していた頃は、こんな便利なツールはありませんでした。

サンプルやアドバイスも画面に表示されるので、かなり楽ちんです。でき上がった職務経歴書はWordファイルとしてダウンロードした後、当然修正もできます。「レジュメnavi」を使って作った職務経歴書は、職務要約、職務経歴、活かせる経験・知識・技術、資格、自己PRの項目ができ上がります。

これから職務経歴書を書く中堅、ベテラン、管理職の方へ
職務経歴書の枚数に注意しよう!
若手メンバーと違い、社会人歴が長い方は、職務経歴書に盛り込むことも増えてきます。すると簡単に枚数が多い職務経歴書ができあがることに・・・。私の職務経歴書は当初、A4サイズの紙で4枚分ありましたが、転職エージェントのキャリアアドバイザーの助言もあって、2枚にまとめました。また、中途採用する側の立場で応募書類を読む機会がありましたが、4枚以上ある職務経歴書はチョッと長いなぁと感じましたし、このような方が面接で冗長な説明や話をすると、仕事の能力に疑問符が付くことになったりします。枚数に決まりはないですが、職務経歴書が4枚以上になったらキャリアアドバイザーの助言をもらいましょう。
職務経歴書の書き方を工夫しよう!
職務経歴書には様々な書き方があります。例えば編年体式と呼ばれるものは、職務経歴を年代ごとに順を追って書くもので、ご自身の歴史を書くイメージに近いものです。逆に直近のものから書いていくものが、逆編年体式。キャリア式はこれまでの経歴を職種ごとに分類し、例えば営業・販売促進・商品開発と分けて書くものです。どれが良いかは、経歴や職種はもちろんのこと、職位・役職や経験年数によっても変わってくるものです。ちなみに私は、20代の転職活動では編年体式を使っていましたが、マネジメントを経験した30代後半・40代前半の転職活動では逆編年体式に変更しました。理由は直近の経歴をアピールしたかったためです。職務経歴書に限らず売り込むような資料は、アピールしたい項目を必ず見られるところ、目立つところに持ってくるのが良いと思います。職務経歴書で言えば、冒頭部分ですね。転職エージェントのキャリアアドバイザーに意見を求めれば、各人にあった書き方を助言してくれるはずですよ。
職務経歴書にマネジメント経験や能力を記入しよう!
中堅、ベテラン、管理職の転職で問われてくるのがマネジメント。マネジメントとは簡単に言えば、組織として成果をあげるための活動です。役職の有無にかかわらず、組織として成果をあげるために、何を・何のために・どのようやってきたのか、その成果・結果はどのようなものだったのか、そして身についたスキル・ノウハウ・技術・能力はどのようなものなのか整理しておきましょう。そして、マネジメント経験や能力に関することを、職務経歴書に盛り込むのです。例えば「資格」「自己PR」等と同様に「マネジメント」という項目を作っても良いですし、自己PRの内容をマネジメント経験や能力をアピールする内容にしても良いでしょう。

自己PRの整理

職務経歴書への記入項目の中で、多くの方が手を焼くのが、自己PRでしょう。「レジュメnavi」には職種ごとに自己PRのサンプルがあるので、ご自身の職種に近いものを参考に、その中の名詞や数字などの文言を入れ替えてご自身の自己PRを作ってみましょう。

初めての方は、真似ることをおすすめします。

何度も言いますが、転職活動が初めての方は、自己PRを含め職務経歴書は完成形である必要はありません。不明な点はキャリアアドバイザーの助言をもらいながら修正して、完成を目指しましょう。

意外と盲点ですが、職務経歴書全体で自己PRすることを意識してみてください。「自己PR」以外の項目で自己PRしても問題ないのですから。

「職務経歴」「活かせる経験・知識・技術」といった項目の中にも、自己PRに関係する事実やキーワード、数字を盛り込むことで、自己PRへの信頼性が高まり、印象深く記憶に残りやすい自己PRになるはずです。

念のため、私の自己PRの整理方法をお伝えします。私の自己PRは、次のような文章パターンを決めて、書いていました。

自己PRの例文
◎◎を通じて、◎◎が身に付きました。
例えば◎◎では、◎◎を実践することで、◎◎の成果につなげることができました。
今後は◎◎を活かして、◎◎していきたいと考えています。

それでは1文ごとに、留意していたことをご紹介します。

自己PRの例文解説
◎◎を通じて、◎◎が身に付きました。
この文では、仕事を通して、段階的に、継続的に身に付けたスキル・ノウハウ・技術・能力等をアピールしています。段階的、継続的とは、コツコツと地道に長い間がんばってきたことです。コツコツと地道に身につけたスキル・ノウハウ・技術・能力等は、勤勉な日本人は大好きなのですよ。どんなに大きな成果があっても、偶然・運良く出た成果、会社やブランド力に依存して出た成果は、転職した後に成果を出す確率が低くなるので、採用側には魅力的なものに映りません。
例えば◎◎では、◎◎を実践することで、◎◎の成果につなげることができました。
この文では、上記の「◎◎を通じて、◎◎が身に付きました。」についての実例を書いています。可能な限り5W1H、固有名詞、数字を盛り込んだ、具体的な例を書いていました。自己PRは、短い文章で、良いことしか書いていないので、どうしてもウソっぽく見えてしまいます。具体的な例を書くことで、わかりやすくなるだけでなく、ウソっぽさも消えます。達成した目標や仕事で挙げた成果、人から感謝されたことや褒められたこと、困難を克服したことや問題を解決したこと等の実例を思い浮かべ、整理してみましょう。
今後は◎◎を活かして、◎◎していきたいと考えています。
この文では、仕事へのやる気を書いて、採用担当者にアピールしたいと考えていた箇所です。私の職務経歴書では志望動機を記入していなかったため、自己PRの最後に志望動機につながるような1文を入れました。こういった文をこの部分に入れることが、しっくりこない方は自己PRに徹して、「このように◎◎することを心掛け、成果につなげることを得意としています」のように、冒頭でアピールしたことを繰り返すことで記憶に残すことを狙っても良いと思います。

志望動機の話が出ましたので、職務経歴書に志望動機を記入すべきか否かについてお話しします。転職エージェント経由で提出する職務経歴書に、志望動機を記入する必要はありません。

面接の時には志望動機を訊かれるはずなので、その際にしっかり伝えます。

書いても構わないのですが、志望動機は企業毎に変わるものなので、効率化・省力化を考え私は書かない判断をしました。この点については、以下の記事をご参照ください。

逆に転職エージェントを利用しない転職活動では、履歴書の志望動機記入欄に志望動機を書くことは当然のことですが、職務経歴書の目立つ所にも志望動機を必ず記入するようにしましょう。

志望動機は書類選考時に、採用側が重点的にチェックする項目です。繰り返し書くことで採用担当者の記憶に残りますし、採用側の人の中には職務経歴書しか読まない人、職務経歴書しか情報共有されない人もいます。

転職理由の整理

転職エージェントとの初回面談では、経歴とともに転職理由は必ず訊かれます。ですから、転職エージェントとの初回面談までに、転職理由の整理はしておきましょう。

転職理由は、職務経歴書や履歴書(キャリアシート)のような形があるものを作る作業は必要ありません。

いろいろな転職理由があると思いますが、多くの方は何らかの問題があって転職したいと思ったはずです。この問題を解決するために転職するわけですから、じっくり自分と向き合って整理しておきましょう。この整理が希望条件や、企業の志望動機につながっていきます。

ちょっと脇道にそれますが、問題と課題の関係をご存知でしょうか?

私も企業の経営支援の仕事する前は、あまり意識していませんでしたが、問題を解決する取り組みが課題です。例を挙げます。

問題と課題(例)
問題
Zという商品を20XX年12月までに発売したいが、Zを開発するために必須のAという技術を扱える社員が当社には極めて少ない。
課題
  1. 技術Aを習得した社員を増やすために、20XX年6月までに技術Aを習得している人員3名を中途採用する。
  2. 技術Aを習得した社員を増やすために、20XX年1月から6月まで社員3名を外部教育機関の技術A学習プログラムに参加させる。
  3. 社内に不足する技術Aを補うために、20XX年6月までに技術Aを専門としている企業Bと業務提携し、共同で商品開発する。

このように問題を解決する具体的な取り組みが課題です。課題の例として3つ挙げましたが、問題の原因を究明しないと、良い課題につながりません。

問題の原因が、社内人員に余裕がない為、Aという技術を習得させるための人員確保ができなかったということであるならば、2の選択肢を選ぶことはなさそうですよね。

転職理由の整理も同じです。多くの方が転職理由を問題の形式で整理していますが、余力があれば課題の形式まで整理することをおすすめします。

前述の課題の例をご覧になってわかるように、課題は「◎◎する」と行動や実践を伴う動詞になるので、ポジティブな印象を与えますね。

一方、問題は多くの場合、「◎◎できない」といった打ち消しの助動詞、「少ない・多い」といった形容詞、不満・不安といったネガティブな名詞を伴って表現されます。

例を挙げると、やりたい仕事ができない、自分の夢が実現できない、昇進できない、残業が多い、休みが少ない、給与が低い、上司や同僚と人間関係が悪い、新しい知識や技術を習得できる機会が少ない、会社の将来性が不安、非正規雇用であることが不安。

この問題を解決するための取り組みが課題であり、それが転職理由になるのです。転職理由の最後の文は、「転職する」「転職したい」「転職を決意する」といった形に整理すれば良いでしょう。

転職理由の例文
問題にフォーカスした転職理由
異動によって◎◎の仕事ができなくなった。この異動に不満があるため、転職を決意する。
課題にフォーカスした転職理由
私の◎◎に関するスキル・ノウハウを活用して、もっと◎◎を便利にするようなサービスを作っていきたい。このようなことが実現できる環境を求めるために、転職を決意する。

 

あとがき

今回は、転職エージェントに登録する時、そして登録してから転職エージェントとの初めての面談までに必要となる作業や準備について、ご紹介しました。

案ずるより産むが易しという言葉もある通り、転職エージェントの登録は、やってしまえば何ということもありません。これから初めて転職エージェントに登録するという方は、全て自分でやろうとせず、できるところまでやったら、転職エージェントのキャリアアドバイザーの力を借りることをおすすめします。

例として取り上げたリクルートエージェントの評判や面談などについて詳しく知りたい方は、次の記事をご覧ください。

リクルートエージェントに興味を持った方、登録を検討している方は、公式サイトをチェックしてみてください。

今回はこの辺で失礼します。

「転職エージェント比較登録・PLUS」の関連記事一覧